Bukan kali pertama Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN) mendapat pratirasa dari publik. Terakhir ujaran penelitinya yang menyudutkan Muhammadyah (dan rupanya melalui crowling data ditemukan si peneliti tersebut cukup tendensius bersikap miring pada Muhammadyah) ihwal penetapan 1 Syawal 1444 Hijiryah. Yang kemudian pendapat via medsos tersebut didukung, bahkan “dibakar” oleh ujaran yang semakin condong membuat panas telinga.
Sebelumnya, peniliti BRIN lain bercuap pula di medsos mengenai prediksi badai dahsyat. Ujaran ang disampaikan itu bukan menjadi sebuah produk informasi. Melainkan memviral berkonotasi negatif dan akhirnya disinformasi.
Produk-produk BRIN berupa hasil telahaan berbasis keilmuan dan teknologi keluar dari para peneliti-penelitinya. Hadir di jagad dunia maya, bersifat pribadi dan celakanya menjadi ambigu ketika diserap dan dikonsumsi oleh netizen. Bahkan pada peristiwa penetapan 1 Syawal tadi memasuki ke ranah pendapat privasi seseorang yang emosional.
Seorang karyawan atau pekerja di sebuah institusi tertentu tidak terlepas dari peran dan sosoknya sebagai bagian dari lembaganya itu. Ia merepresentasikan (sekecil apapun posisi dan jabatannya) institusi, baik persona maupun ucapan-ucapannya, yang berkaitan dengan publik.
Inilah alasan di beberapa perusahaan global di Amerika sangat peduli dengan status karyawan di ranah publik, terutama publik netizen. Sadar bahwa persepsi pribadi dapat memicu jemari memproduksi ucapan dalam format teks dan dapat menjadi viral, maka aturan pun dibuat.
Sebelum ada media sosial, ketika ruang kebebebasan berpendapat tidak masif dan sangat merdeka, aturan dibuat berupa pasal-pasal karet. Namun sekarang, sejumlah perusahaan sangat berhati-hati bahkan beberapa di antaranya amat tegas dengan rincian legal yang jelas.
Pengelola perusahaan ingin menjamin bahwa ruang bebas itu tidak boleh mengusik kredibilitas korporasi. Apa lagi yang dibangun dengan susah payah bertahun-tahun. Jelas, tak ingin kecolongan oleh nila setitik.
Maka, BRIN di kaca mata netizen terseret-seret oleh nila yang diteteskan oleh justru orang-orang yang dianggap terpelajar dan berilmu. Serangkaian tindakan taktis dilakukan oleh BRIN, namun hanya lewat pola meng-counter lewat permintaan maaf. Sudah rusak susu sebagian belanga. Terlanjur.
BRIN adalah lembaga pemerintah. Lazimnya mengelola sebuah lembaga, komunikasi – terutama komunikasi publik- adalah faktor vital. Ia mesti dikelola sehingga seluruh arus informasi yang ada dan digodok oleh BRIN sampai ke publik dengan sebaik-baiknya dan sebenar-benarnya.
Komunikasi pada lembaga semacam BRIN sekaligus mengantisipasi produk telahaan personelnya agar tidak tersiar secara sembrono dan disalahartikan oleh publik.
Mengelola komunikasi membutuhkan kecermatan dan meminimalisir potensi misinformasi dan disinformasi. Di banyak perusahaan statement personal dilarang, namun diakomodir oleh perusahaan dan menjadi bagian dari kebijakan lembaga. Perusahaan mengelola agar tak bias. Sehingga suka atau tidak, karyawan harus tunduk.
Dalam hal terkait dan bersinggungan dengan seluruh unsur di perusahaan, maka manajemen lah yang mengelola dan menjahit informasi.
Karenanya, BRIN mesti memiliki tim komunikasi yang kredibel. Terlebih produk BRIN begitu banyak dan memiliki keragaman. Sehingga fungsi komunikasi juga menjadi pertanggungjawaban kepada publik tentang apa saja yang dihasilkan dari ruang lingkup tugas dan wewenang BRIN.
Komunikasi di pemerintahan dapat dilakukan dengan;
#1. MERAMPINGKAN KOMUNIKASI
Satu lembaga, satu suara. Suara pegawai adalah suara lembaga. Sumber informasi harus jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Salurannya menggunakan akun pemerintah, bukan akun personal. Akun personal hanya bisa melakukan repost. Strategi komunikasi mesti efektif yang memiliki identitas dan pesan yang kuat. Juga melakukan pencegahan kesalahan informasi yang disebabkan oleh sumber lain yang tidak dapat diandalkan.
#2. KOMUNIKASI FOKUS PADA AUDIENS
Ini untuk membantu menyusun materi komunikasi. Siapa yang hendak dibidik sebagai penerima pesan (receiver)? Umum, kelompok tertentu, anak muda, pegawai negeri, dan sebagainya.
#3. MEMBANGUN TIM YANG GESIT
Struktur dalam organisasi pemerintah telah berubah dalam beberapa tahun terakhir. Pandemi saja telah menyebabkan pemerintah perlu memiliki tim media sosial sendiri untuk menggunakan platform media sosial secara efektif dalam mendistribusikan informasi.
Karena perubahan yang cepat dalam lanskap media dan komunikasi ini, serta ekspektasi audiens yang berubah, tim komunikasi perlu memiliki karyawan dan sistem yang sangat responsif dan fleksibel. Agar tim komunikasi tetap di atas segalanya, mereka harus memiliki tingkat pemberdayaan yang tinggi, komunikasi yang kuat, dan arus informasi yang cepat dalam budaya mereka.
#4. SADAR KOMUNIKASI DIGITAL DAN TERBUKA
Komunikasi platform digital memberikan ruang yang lebih terbuka, alias tidak top down communication. Namun menciptakan komunikasi dialog. Walaupun respon dari audiens hanya sekadar likes. Memposting rilis berita secara online dan mengembangkan pendekatan komunikasi di internet, pemerintah membawa praktik komunikasi jenis baru yang lebih sejalan dengan masyarakat.
#5. FOKUS PADA DIALOG DAN KETERLIBATAN
Pendekatan komunikasi partisipatif dan inklusif ini menumbuhkan komunikasi dan keterlibatan dua arah yang bermakna. Termasuk keuntungan memperoleh participatory policy yang berasal dari masyarakat. Produk komunikasi tidak hanya disebarkan untuk “ditelan” namun membuka peran publik untuk mengkritisi (jika kurang atau belum tepat), menambahkan (bila belum sempurna), maupun membantah (jika terdapat kesalahan).
#6. GUNAKAN STORYTELLING
Strategi konten adalah komponen penting dalam komunikasi strategis dan pemasaran di lembaga sektor publik. Agar organisasi dapat menjalin keterlibatan dengan audiens, mereka harus mengidentifikasi tema dan narasi prioritasnya yang dapat disampaikan kepada audiens melalui penceritaan. Lembaga harus berhati-hati dalam narasi yang ingin mereka berikan kepada pemangku kepentingan mereka, dan ini akan membutuhkan fokus yang bijaksana untuk hemat dengan kata-kata dan ide. Komunikasi harus menciptakan makna dalam ide-ide dengan menggunakan berbagai elemen informasi dan membentuknya menjadi cerita yang koheren.
#7. MONITORING HASIL
Manajemen komunikasi berdasarkan metrik sangat membantu dalam penyampaian informasi karena memungkinkan tim untuk menyesuaikan strategi mereka berdasarkan apa yang sesuai dengan audiens.
Pendekatan ini memerlukan metode yang aktif dan strategis untuk menetapkan prinsip dan mengomunikasikan tujuan yang terukur, berbagi kisah sukses dan pelajaran serta menciptakan sistem dan proses untuk mengidentifikasi, melacak, dan melaporkan metrik.(*)
JIKA INGIN BERDISKUSI TENTANG MANAJEMEN KOMUNIKASI MASA KINI SILAKAN KIRIM KE EMAIL: ANDRANURYADI1@GMAIL.COM